Introdução
A precisão e transparência na gestão financeira são fundamentais para a comprovar o uso do recurso público pelas entidades do Terceiro Setor. A conciliação bancária é um processo essencial nesse contexto, especialmente na Prestação de Contas de parcerias com a Administração Pública.
Este guia prático foi elaborado pela equipe da Gestão Pro Bem para auxiliar os gestores de parcerias e técnicos das entidades, fornecendo uma visão clara e acessível sobre o que é conciliação, sua importância, etapas, melhores práticas e exemplos práticos.
O que é Conciliação Bancária?
Conciliação é o processo de garantir que seus registros financeiros estejam corretos e correspondam aos extratos bancários. É um procedimento que visa assegurar a precisão e a transparência na gestão dos recursos, fundamental para uma Prestação de Contas correta e confiável.
Importância da Conciliação
- Transparência e Confiança: Garante uma visão clara do uso dos recursos públicos, essencial para a transparência nas relações de parceria.
- Conformidade Legal: Ajuda a entidade a estar em conformidade com as regulamentações, evitando penalidades.
- Gestão Eficiente: Permite a detecção precoce de inconsistências, fraudes e erros, promovendo uma gestão financeira eficiente.
- Segurança e Credibilidade: A precisão nos registros aumenta a segurança e a credibilidade da entidade perante os órgãos de controle.
Etapas da Conciliação
Para a realização da conciliação bancária, alguns passos básicos devem ser seguidos, conforme colocamos abaixo:
- Coleta de Extratos Bancários: Comece reunindo todos os extratos das contas bancárias utilizadas durante o período (conta específica, conta investimento etc.).
- Verificação dos Registros Contábeis: Compare os registros contábeis com os extratos bancários para assegurar que todas as transações estejam registradas corretamente.
- Identificação de Inconsistências: Procure por discrepâncias entre os registros contábeis e os extratos bancários, como valores não correspondentes ou transações não registradas.
- Realização de Ajustes Necessários: Corrija os registros contábeis para refletir com precisão as transações financeiras.
- Documentação e Relatórios: Documente todo o processo de conciliação e prepare relatórios detalhados para a Prestação de Contas.
Melhores Práticas na Conciliação
Uma vez esclarecido o que deve ser feito na conciliação bancária, abaixo constam algumas sugestões de Boas Práticas que devem ser adotadas pela OSC para melhorar a organização interna:
- Periodicidade: Realize a conciliação mensalmente para manter os registros sempre atualizados.
- Treinamento da Equipe: Garanta que a equipe responsável esteja bem treinada e atualizada sobre as melhores práticas e regulamentações.
- Segregação de Funções: Implemente a segregação de funções para evitar fraudes e erros, assegurando que diferentes pessoas sejam responsáveis pela aprovação e registro das transações.
- Utilização de Ferramentas de Software: Utilize ferramentas de software para facilitar a conciliação mensal e automatizar processos, sempre que possível.
- Auditorias Internas Periódicas: Realize auditorias internas regularmente para garantir que as práticas de conciliação estejam sendo seguidas corretamente.
Exemplo Prático: Entidade de Fortalecimento de Vínculos com Crianças
Imagine uma entidade que promove atividades de fortalecimento de vínculos com crianças. Esta entidade recebe recursos públicos para executar seu projeto, incluindo gastos com Recursos Humanos (assistente social, oficineiro), material pedagógico, entre outros.
Passo a Passo da Conciliação:
- Coleta de Extratos Bancários: Extratos de todas as contas bancárias usadas para receber e usar os recursos do projeto.
- Verificação dos Registros Contábeis: Compare cada transação no extrato bancário com os registros de pagamentos de salários do assistente social e oficineiro, compra de materiais pedagógicos etc.
- Identificação de Inconsistências: Se o extrato bancário mostra uma despesa de R$ 1.000,00 em materiais pedagógicos, mas o registro contábil mostra R$ 900,00, há uma inconsistência a ser investigada e corrigida.
- Realização de Ajustes Necessários: Atualize o registro contábil para refletir o valor correto e verifique se há justificativa para a diferença (nota fiscal, erro de lançamento, etc.).
- Documentação e Relatórios: Registre todos os ajustes feitos e prepare um relatório detalhado para ser incluído na Prestação de Contas do período.
Tabela de Exemplo: Conciliação de Transações
A tabela a seguir ilustra como registrar e conciliar transações financeiras. Cada coluna representa um aspecto chave do processo de conciliação:
| Data | Descrição | Valor no Extrato Bancário (R$) | Valor no Registro Contábil (R$) | Ajuste Necessário (R$) | Observação |
| 01/07/2024 | Salário Assistente Social | 3.000,00 | 3.000,00 | 0,00 | – |
| 05/07/2024 | Material Pedagógico | 1.000,00 | 900,00 | 100,00 | Ajuste devido a erro de lançamento |
| 10/07/2024 | Oficina de Artes | 500,00 | 500,00 | 0,00 | – |
| 15/07/2024 | Despesas Administrativas | 300,00 | 300,00 | 0,00 | – |
| 20/07/2024 | Compra de Brinquedos | 800,00 | 800,00 | 0,00 | – |
| 25/07/2024 | Manutenção | 200,00 | 0,00 | 200,00 | Transação não registrada |
Conclusão
A conciliação é uma prática obrigatória para garantir a precisão e a transparência na gestão financeira das entidades do Terceiro Setor. Seguir as etapas e melhores práticas descritas neste guia ajudará sua entidade a cumprir suas obrigações legais e a manter a confiança de seus parceiros e financiadores.
Fonte da foto: Imagem de Drazen Zigic no Freepik
