Introdução
Este guia prático é destinado às Entidades do Terceiro Setor que estão começando a lidar com a Prestação de Contas de despesas rateadas em parcerias formalizadas junto à Administração Pública. Vamos explicar de maneira simples e direta o que são essas despesas, por que são importantes e como você pode gerenciá-las e prestar contas de forma eficaz.
O que são Despesas Rateadas?
Despesas rateadas são aquelas que são divididas entre diferentes projetos ou parcerias de uma mesma entidade. Por exemplo, se a sua entidade aluga um espaço que é usado por três projetos diferentes, o custo do aluguel deve ser dividido entre esses projetos. Isso garante que cada projeto pague apenas a parte do custo que realmente usou.
Para que Ratear as Despesas?
- Obrigação Legal: As leis que regem as parcerias com a Administração Pública exigem que as entidades apresentem uma prestação de contas clara e detalhada, incluindo o rateio das despesas comuns. Isso garante conformidade com as normas legais e evita penalidades.
- Despesas Proporcionais à Parceria: Cada projeto ou parceria deve arcar com uma parcela das despesas comuns que seja proporcional ao valor do repasse recebido. Isso garante que os custos sejam distribuídos de forma justa e equitativa entre os projetos.
- Facilidade de Gestão: Ratear as despesas permite um controle financeiro mais eficaz, ajudando a identificar e alocar corretamente os custos de cada projeto. Isso facilita a elaboração de relatórios financeiros precisos e a tomada de decisões estratégicas.
Como Prestar Contas de Despesas Rateadas?
1. Tenha Autorização no Plano de Trabalho Certifique-se de que os seus projetos têm autorização para dividir despesas no plano de trabalho aprovado pela Administração Pública. Isso deve estar claramente escrito e acordado com os parceiros.
2. Controle as Despesas Comuns Mantenha um registro detalhado de todas as despesas que serão rateadas, como aluguel, energia elétrica, internet e salários do pessoal administrativo.
3. Documente Tudo Guarde todos os recibos, notas fiscais e documentos que comprovem as despesas. Isso é essencial para que você possa mostrar de onde vêm os custos e como foram divididos.
4. Divida as Despesas Proporcionalmente O critério sugerido para dividir as despesas é com base no valor do repasse recebido por cada projeto. Isso significa que a parcela de cada projeto nas despesas comuns será proporcional ao montante de recursos que ele recebeu. Porém, pode ser utilizado outras metodologias de rateio, a critério da entidade.
5. Prepare uma Tabela de Rateio Organize as despesas em uma tabela para facilitar a visualização. Por exemplo:
| Despesa | Valor Total (R$) | Projeto A (50%) | Projeto B (30%) | Projeto C (20%) |
| Aluguel | 3.000,00 | 1.500,00 | 900,00 | 600,00 |
| Energia Elétrica | 600,00 | 300,00 | 180,00 | 120,00 |
| Internet | 200,00 | 100,00 | 60,00 | 40,00 |
| Folha de Pagamento | 4.000,00 | 2.000,00 | 1.200,00 | 800,00 |
6. Explique os Critérios Usados Escreva uma breve explicação sobre como você decidiu dividir as despesas e a justificativa. Isso ajuda a manter tudo transparente e fácil de entender.
Exemplo Prático
Imagine que sua entidade trabalha com crianças e tem três projetos financiados pela Administração Pública: um para atividades educativas, outro para esportes e outro para artes. Você aluga um espaço que todos os três projetos usam. Vamos ver como dividir o aluguel e outras despesas.
Passo a Passo:
- Coletar Documentos: Reúna os recibos do aluguel, contas de energia, internet e folhas de pagamento.
- Dividir Despesas: Use a proporção de repasses para dividir os custos. Se o Projeto A recebeu 50% dos recursos, ele pagará 50% do aluguel.
- Registrar na Tabela: Coloque os valores na tabela conforme o exemplo acima.
- Guardar Documentos: Guarde todos os documentos para poder comprovar as despesas e os rateios.
Obrigatoriedade das Leis e Regulamentações
É importante lembrar que a prestação de contas de despesas rateadas não é apenas uma boa prática, mas também uma exigência legal para parcerias formalizadas junto à Administração Pública. As leis federais nº 13.019/14 e nº 9.637/14 estabelecem a necessidade de transparência e rastreabilidade nas despesas das parcerias.
Além disso, o Comunicado SDG nº 25/2023, específico para entidades formalizadas no estado de São Paulo (exceto município de São Paulo), define que:
- O plano de trabalho deve conter autorização específica para apropriação e realização de despesas rateadas.
- As despesas devem ser controladas de forma que haja rastreabilidade, permitindo a clara identificação da origem.
- Cada valor rateado deve ser acompanhado de documentos comprobatórios.
- As despesas administrativas devem ser proporcionais ao valor do repasse e pertinentes ao objeto da parceria.
- O plano de trabalho deve detalhar a composição das despesas e demonstrar o custo total da administração central e a parcela rateada.
- Devem ser estabelecidos critérios e cálculos claros para o rateio, demonstrando a pertinência das proporções utilizadas.
Conclusão
Prestar contas de despesas rateadas pode parecer complicado, mas com organização e seguindo esses passos, você consegue manter tudo em ordem. O importante é sempre ser transparente e justo na divisão dos custos. Assim, você mantém a confiança de todos os envolvidos e facilita a gestão financeira da sua entidade.
Chamada à Ação: Se você deseja manter a transparência e a eficiência na gestão financeira de sua entidade, siga este guia e implemente as práticas recomendadas. Para mais orientações ou suporte, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a sua organização a alcançar resultados de excelência.
Fonte da Foto: Canva.com
