A aquisição de bens permanentes ou de consumo, previstos no Plano de Trabalho, é uma necessidade comum para as entidades do Terceiro Setor. Com o avanço da tecnologia e a popularização do e-commerce, muitas entidades consideram a compra pela internet como uma alternativa viável. No entanto, essa modalidade de aquisição requer uma série de cuidados e orientações para garantir que as compras sejam realizadas de forma eficiente, econômica e conforme as normativas vigentes. Este artigo aborda as considerações legais e práticas recomendadas para a compra de bens pela internet, com base na vivência prática dos especialistas da Gestão Pro Bem.
1. Contextualização
A compra através da internet é permitida para as parcerias, visto que não há disposição legal que impeça as entidades de contratarem com sites de e-commerce. Contudo, há uma ressalva: é permitido desde que se trate da melhor oferta para a entidade, considerando os princípios da economicidade, eficiência e razoabilidade.
A Lei Federal nº 13.019/14, em seu artigo 42, inciso XIX, estabelece que as entidades têm responsabilidade exclusiva pelo gerenciamento administrativo e financeiro dos recursos recebidos, incluindo despesas de custeio, de investimento e de pessoal. O Decreto Federal nº 8.726/2016, por analogia, em seu artigo 36, também indica que as compras e contratações de bens e serviços pelas entidades devem adotar métodos usualmente utilizados pelo setor privado.
Desta forma, a compra por sites de e-commerce, embora permitida, deve observar alguns procedimentos, que veremos a seguir.
2. Considerações para a Compra pela Internet
a) Excepcionalidade da Compra Online: A Gestão Pro Bem recomenda que a compra pela internet seja uma situação excepcional, utilizada somente quando essa modalidade se mostrar efetivamente mais vantajosa para a entidade. A análise deve considerar todos os custos envolvidos, incluindo o frete, que muitas vezes não está incluso nos preços anunciados.
b) Inclusão do Custo de Frete: O valor do produto deve ser considerado junto com o custo do frete. Este componente pode impactar significativamente o valor final do produto, tornando uma oferta aparentemente econômica em uma escolha menos vantajosa.
c) Obtenção de Orçamentos: A entidade deve apresentar, no mínimo, três orçamentos demonstrando que a compra eletrônica é a mais econômica, eficiente e razoável. A pesquisa deve ser realizada em lojas confiáveis para assegurar a qualidade e a entrega dos produtos.
d) Limite de Valor: A Gestão Pro Bem sugere que a Administração Pública imponha um limite de valor para que tais compras sejam realizadas. Este limite deve preferencialmente estar previsto no regimento de compras e contratações da entidade, que embora não obrigatório de acordo com a Lei Federal nº 13.019/14, é recomendado como uma boa prática de gestão, para garantir que as compras sejam realizadas dentro das normas.
e) Procedimento em Caso de Cancelamento de Compra: A Gestão Pro Bem orienta que, em casos de cancelamento de compra, principalmente quando o valor ficar como crédito no site, a entidade deve entrar em contato com o fornecedor e solicitar formalmente o cancelamento da transação e a devolução do valor para a conta corrente da parceria. Isso assegura que os recursos estejam disponíveis para outras despesas necessárias e evita irregularidades na Prestação de Contas.
3. Procedimentos para Documentação
Para garantir a conformidade e a transparência das compras realizadas pela internet, algumas práticas devem ser seguidas:
a) Nota Fiscal e Recibo no Mesmo Mês de Competência: A nota fiscal e o recibo devem estar dentro do mesmo mês de competência. O Demonstrativo de Receitas e Despesas (RP-10) não prevê pagamento com data anterior à emissão da nota fiscal, sendo necessário justificar a contratação.
b) Consistência nos Fornecedores: A nota fiscal e o recibo devem possuir o mesmo fornecedor. Muitas vezes, os nomes dos fornecedores podem ser apresentados de maneira diferente, o que pode gerar inconsistências na Prestação de Contas (e.g., recibo em nome da Loja Magazine Luiza e nota fiscal em nome de outra empresa).
4. Exemplos Práticos
Para ilustrar essas orientações, consideremos os seguintes exemplos práticos baseados na experiência da Gestão Pro Bem (dados fictícios):
- Exemplo 1: Compra com Inclusão de Frete: Uma OSC precisa adquirir cinco computadores e encontra uma oferta atrativa em um site de e-commerce. O preço unitário é de R$ 2.000,00, mas o frete para a entrega totaliza R$ 500,00. O custo total, portanto, será de R$ 10.500,00. A OSC deve comparar essa oferta com outras duas, incluindo sempre o custo do frete, e documentar os orçamentos para justificar a escolha mais econômica.
- Exemplo 2: Procedimento de Cancelamento: A OSC realiza a compra de um projetor por R$ 3.000,00 em um site de e-commerce. O fornecedor cancela a compra, mas não reembolsa o valor, deixando-o como crédito no site. A OSC deve solicitar o cancelamento da transação e a devolução do valor para a conta corrente da parceria, garantindo que os recursos sejam restituídos e possam ser utilizados conforme planejados.
5. Conclusão
A compra pela internet pode ser uma alternativa vantajosa para as OSCs, desde que realizada de forma criteriosa e transparente. É fundamental seguir as orientações legais e práticas recomendadas para garantir a conformidade das operações e a eficiência no uso dos recursos públicos. A Gestão Pro Bem está comprometida em fornecer orientação e apoio contínuo para garantir que as entidades do Terceiro Setor possam navegar com sucesso por essas questões complexas, promovendo uma gestão financeira sólida e transparente.
Fonte: Foto de Khwanchai Phanthong: https://www.pexels.com/pt-br/foto/mulher-smartphone-computador-portatil-laptop-4174746/
